Quà doanh nghiệp bị từ chối thì xử thế nào

Quà doanh nghiệp bị từ chối là tình huống mà phần lớn người làm kinh doanh đều gặp ít nhất một lần, và cũng là tình huống ít được chuẩn bị trước nhất. Người mang quà đi thì lúng túng, người nhận thì ngại, và cả hai đều muốn kết thúc cho nhanh.

Bài này bàn cách xử lý gọn — cả khi bạn là bên tặng và khi bạn là bên nhận.

Vì sao quà bị từ chối, và phần lớn không phải vì bạn

Bốn lý do phổ biến, và chỉ một trong số đó liên quan tới quan hệ giữa hai bên:

Quy định nội bộ. Rất nhiều công ty — đặc biệt là công ty nước ngoài, ngân hàng, đơn vị nhà nước, và các ngành có quy định tuân thủ chặt — có quy tắc về giá trị quà tặng được nhận, hoặc cấm nhận hoàn toàn. Nhân viên từ chối là đang làm đúng việc của họ.

Thời điểm nhạy cảm. Đang trong quá trình đấu thầu, đang xét duyệt hợp đồng, đang thanh tra — nhận quà lúc đó đặt người nhận vào thế khó dù quà nhỏ tới đâu.

Giá trị quá lớn. Món đắt gây khó xử nhiều hơn món vừa phải. Đây là nghịch lý mà nhiều người tặng không lường: càng cố thể hiện thì càng dễ bị trả lại.

Quan hệ chưa tới mức đó. Tặng quà cá nhân cho người mới gặp một hai lần dễ bị hiểu là có mục đích.

Nhận ra ba lý do đầu đều không phải chuyện cá nhân thì việc xử lý nhẹ đi rất nhiều.

Khi bạn là bên tặng

Nhận lại nhẹ nhàng, không nài. Một câu "dạ vâng em hiểu, cảm ơn anh chị" là đủ. Nài lần hai đặt người kia vào thế phải từ chối lần hai, và đó là chỗ quan hệ bị tổn thương thật.

Đừng để lại rồi đi. Cách này bị coi là thiếu tôn trọng quyết định của người ta, và tệ hơn là nó đẩy người nhận vào việc phải tìm cách trả lại.

Không kể lại chuyện đó. Việc "công ty kia không nhận quà" lan trong nội bộ là thứ không giúp gì cho ai.

Hỏi trước cho lần sau. Câu đơn giản và hoàn toàn bình thường: "Bên anh chị có quy định gì về quà tặng không, để bọn em làm cho đúng?" Người được hỏi thường thấy dễ chịu vì không phải từ chối.

Chuyển sang hình thức khác. Nhiều nơi không nhận quà cá nhân nhưng nhận được: một bữa ăn chung có cả nhóm, một tấm thiệp, hoặc quà gửi tới cả phòng thay vì một người. Hỏi rõ rồi làm theo cách của họ.

Khi quà đã gửi đi và bị trả về

Thường gặp với quà gửi qua chuyển phát:

Đừng gửi lại lần hai. Nếu họ đã trả về thì đó là quyết định, không phải nhầm lẫn.

Nhắn một câu ngắn. "Em nhận lại rồi ạ, bên em sơ suất chưa hỏi trước về quy định. Lần sau em sẽ làm đúng." Câu này chuyển tình huống từ khó xử sang bình thường.

Ghi lại vào danh sách khách. Đơn giản một dòng: đơn vị này không nhận quà. Năm sau không mắc lại.

Xử lý món hàng. Quà trả về vẫn còn nguyên thì dùng cho đối tác khác hoặc tặng nội bộ. Đừng để nó nằm trong kho rồi hỏng.

Khi bạn là bên nhận và phải từ chối

Phía này cũng khó, và cách từ chối quyết định quan hệ về sau:

Từ chối bằng lý do thể chế, không bằng lý do cá nhân. "Bên em có quy định không nhận quà trên mức này, mong anh chị thông cảm" dễ nghe hơn nhiều so với "em không tiện nhận". Lý do thể chế không ám chỉ gì về người tặng.

Từ chối sớm, ngay lúc thấy món quà. Cầm rồi mới trả lại khó hơn nhiều.

Ghi nhận tấm lòng. "Em rất quý việc anh chị nghĩ tới bọn em" — câu này giữ được phần quan trọng nhất của việc tặng quà, là sự quan tâm.

Đề xuất cách thay thế nếu có. "Bên em nhận được quà chung cho cả phòng" hoặc "mình hẹn nhau bữa cà phê thì vui hơn". Người tặng thường mừng vì vẫn có cách thể hiện.

Nếu công ty có quy trình khai báo — nhiều nơi yêu cầu báo cáo quà nhận được trên một mức nào đó — thì làm theo quy trình. Đây là chuyện bảo vệ chính bạn.

Cách phòng từ đầu

Hỏi trước là cách tốt nhất và không có gì phải ngại. Một tin nhắn trước dịp lễ: "Sắp tới Tết bên em muốn gửi chút quà, không biết bên anh chị có quy định gì không ạ?"

Chọn mức vừa phải. Quà mang tính kỷ niệm, giá trị vừa, thường qua được mọi ngưỡng quy định và không đặt ai vào thế khó.

Quà cho cả nhóm thay vì cá nhân. Một giỏ trái cây cho cả phòng, một hộp bánh để chung — hầu như không nơi nào từ chối, và nhiều người được hưởng.

Tránh thời điểm nhạy cảm. Đang đấu thầu, đang xét duyệt thì để sau. Quà đúng lúc là quà không gắn với bất kỳ quyết định nào đang chờ.

Ghi hồ sơ từng đối tác. Nhận quà kiểu gì, mức nào, ai là đầu mối. Sau vài năm đây là tài sản thật của bộ phận kinh doanh.

Riêng với sài gòn phong thuỷ

Nhóm hàng này có thêm hai điểm cần lưu ý khi làm quà doanh nghiệp:

Đồ có hình tượng thờ thì nên tránh. Tượng Phật, tượng Thần Tài, tượng Quan Công — người nhận có thể không thờ, hoặc thờ theo cách khác, và bày ra thì không đúng với mình mà cất đi lại thấy áy náy. Trong quan niệm dân gian, việc thỉnh tượng thường được coi là việc của chính gia chủ.

Không kèm lời hứa. "Tặng anh cái này để năm nay công ty làm ăn phát đạt" nghe thì hay nhưng nó đặt một kỳ vọng lên món quà, và nếu điều đó không xảy ra thì cả hai bên đều ngượng. Nói ý nghĩa nhẹ nhàng là đủ.

An toàn hơn cả trong nhóm này là đồ để bàn nhỏ, đồ dùng được, hoặc thứ tiêu được như trà — vừa không đụng tới niềm tin cá nhân, vừa không chiếm chỗ trong phòng làm việc của người nhận.

Tóm lại

Phần lớn lý do quà bị từ chối không liên quan tới bạn: quy định nội bộ, thời điểm nhạy cảm, hoặc giá trị quá lớn. Nhận lại nhẹ nhàng, không nài lần hai, không để lại rồi đi, và hỏi trước cho lần sau. Khi phải từ chối thì viện lý do thể chế chứ không lý do cá nhân, và đề xuất cách thay thế. Phòng từ đầu bằng cách hỏi trước, chọn mức vừa phải, và tặng cho cả nhóm thay vì cá nhân.