Duyệt ngân sách quà doanh nghiệp: trình phương án thế nào cho qua

Ba bài trước nói đặt số lượng lớn, chọn quà hợp người nhận, và khắc logo tới đâu là vừa. Bài này nói khâu ở giữa mà nhiều người mắc kẹt: trình phương án để được duyệt chi.

Chọn được món hay tới đâu mà không qua được khâu duyệt thì cũng bằng không. Và phần lớn phương án bị trả lại không phải vì món dở, mà vì tờ trình thiếu thứ người duyệt cần để quyết.

Hỏi trước khi làm phương án

1. Ai là người duyệt cuối, và họ quan tâm điều gì nhất: tiền, hình ảnh công ty, hay thời gian.
2. Mức chi đã được ấn định chưa, hay mình đề xuất.
3. Quy trình mua sắm của công ty: cần mấy báo giá, có cần đấu thầu không.
4. Yêu cầu về hoá đơn và chứng từ — hỏi kế toán trước, đừng hỏi sau khi đã đặt hàng.
5. Hạn chót nộp đề xuất, và hạn chót thanh toán của kỳ ngân sách.

Dựng ba mức thay vì một

• Một phương án thì người duyệt chỉ có hai lựa chọn: đồng ý hoặc không. Ba mức thì họ chọn được.
• Mức thấp, mức vừa, mức cao — và ghi rõ mỗi mức được gì, mất gì.
• Nêu rõ mức mình khuyến nghị và vì sao; đề xuất mà không có khuyến nghị là đẩy việc lên trên.
• Ghi số lượng và đơn giá rõ ràng ở cả ba mức.
• Đừng dựng mức cao chỉ để làm nền cho mức mình muốn — người duyệt có kinh nghiệm nhìn ra ngay.

Số liệu nên có

• Số người nhận, chia theo nhóm: khách hàng, đối tác, nhân viên.
• Chi phí năm ngoái để so sánh, nếu có.
• Tổng chi và chi trên đầu người — con số thứ hai mới là con số người duyệt nhìn.
• Chi phí kèm theo: vận chuyển, in ấn, đóng gói, nhân công. Đây là phần hay bị quên và hay làm vỡ ngân sách.
• Mốc thời gian: ngày đặt, ngày nhận hàng, ngày gửi đi.
• Phần rủi ro và phương án hai nếu nhà cung cấp trễ.

Hoá đơn và chứng từ

• Hỏi nhà cung cấp có xuất hoá đơn không ngay từ khi hỏi giá, không phải sau khi chốt.
• Tên và thông tin trên hoá đơn phải đúng — sai một chữ là phải làm lại.
• Giữ đủ bộ: báo giá, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, hoá đơn.
• Danh sách người nhận có ký nhận nếu công ty yêu cầu.
• Hỏi kế toán về cách hạch toán khoản này — đây là câu hỏi của họ, không phải của mình.

Chọn nhà cung cấp cho khâu duyệt dễ qua

• Lấy đủ số báo giá mà quy trình yêu cầu, và lấy từ những nơi thật sự làm được việc.
• So trên cùng một quy cách: cùng số lượng, cùng chất liệu, cùng thời hạn giao — báo giá lệch quy cách thì so không có nghĩa.
• Hỏi thời gian giao và phần phạt nếu trễ, ghi vào đơn đặt hàng.
• Xin mẫu thật trước khi đặt số lượng lớn, và đưa mẫu đó vào buổi trình.
• Nhà cung cấp có làm cho công ty khác quy mô tương tự là điểm cộng đáng nêu trong đề xuất.

Trình bày cho ngắn

1. Một trang là đủ cho phần chính; chi tiết để phụ lục.
2. Đặt con số tổng ngay đầu trang — người duyệt tìm nó trước tiên.
3. Ảnh sản phẩm thật, không dùng ảnh quảng cáo dàn dựng.
4. Nói rõ mình cần gì: duyệt mức nào, ký gì, trước ngày nào.
5. Gửi trước cuộc họp thay vì trình bày từ đầu trong họp.

Khi bị cắt ngân sách

• Giảm số lượng người nhận trước, hay giảm giá trị mỗi phần — hỏi người duyệt muốn hướng nào.
• Giữ nhóm quan trọng nhất ở mức cũ, nhóm còn lại xuống mức nhẹ hơn.
• Món nhỏ chọn kỹ hơn món lớn qua loa — và nói điều đó ra trong đề xuất mới.
• Thiệp viết tay không tốn tiền mà bù được nhiều khi ngân sách hẹp.
• Đừng tự bỏ tiền túi bù vào: việc đó tạo tiền lệ và không ai biết để ghi nhận.

Sau khi xong

• Nộp chứng từ sớm, đừng để dồn tới cuối kỳ.
• Báo lại kết quả ngắn gọn: đã gửi bao nhiêu phần, phản hồi thế nào, gì cần sửa năm sau.
• Lưu toàn bộ hồ sơ vào một chỗ để năm sau khỏi dựng lại từ đầu.
• Ghi tên nhà cung cấp làm tốt — và cả nhà cung cấp làm không tốt.

Người duyệt không phải đối thủ. Họ chỉ cần đủ thông tin để chịu trách nhiệm cho chữ ký của mình — đưa đủ thứ đó thì phần lớn phương án qua ngay lần đầu.

Câu hỏi thường gặp