Giao hàng quà doanh nghiệp: mốc thời gian và chỗ hay trễ

Bốn bài trước nói đặt quà doanh nghiệp số lượng lớn, chọn cho vừa ý, khắc logo tới đâu, và duyệt ngân sách. Bài này nói phần làm hỏng nhiều đơn nhất: thời gian.

Đơn quà doanh nghiệp hỏng thường không phải vì mẫu xấu, mà vì trễ. Và chỗ trễ thì đoán trước được.

Đi ngược từ ngày cần

1. Ngày phát quà — mốc gốc, viết ra trước tiên.
2. Lùi lại vài ngày cho việc chia và dán nhãn nếu phải gửi nhiều nơi.
3. Lùi tiếp cho vận chuyển, và lùi thêm cho chi nhánh xa.
4. Lùi tiếp cho sản xuất và khắc logo.
5. Lùi tiếp cho duyệt mẫu — mốc này hay bị tính thiếu nhất.
6. Lùi tiếp cho duyệt ngân sách nội bộ, thường lâu hơn mọi người nghĩ.

Cộng ngược lại là ra ngày muộn nhất phải chốt. Nếu ngày đó đã qua thì phải đổi phương án, không phải hy vọng.

Chỗ hay trễ nhất

• Duyệt mẫu nội bộ: mỗi vòng sửa là thêm vài ngày, và thường có hai ba vòng.
• Chốt danh sách người nhận — nghe đơn giản nhưng hay kéo dài.
• File logo: sai định dạng, sai màu, hoặc không ai tìm được bản gốc.
• Mùa cao điểm cuối năm: xưởng kín lịch, vận chuyển chậm, giá lên.
• Hàng phải nhập thì thời gian không nằm trong tay ai ở đây cả.

Mẫu duyệt: làm cho gọn

• Yêu cầu mẫu thật, không duyệt qua ảnh — màu trên màn hình khác màu in.
• Chỉ định một người chốt cuối; nhiều người cùng góp ý thì không bao giờ xong.
• Gom ý kiến một lượt rồi gửi một lần, thay vì nhắn rải rác.
• Chốt bằng văn bản: mẫu nào, màu nào, chữ gì, đặt ở đâu.
• Ký duyệt mẫu rồi thì không sửa nữa — sửa sau đó là lùi cả lịch.

Đặt gấp thì mất gì

• Giá cao hơn, và ít chỗ để thương lượng.
• Ít lựa chọn mẫu — chỉ còn thứ xưởng đang có sẵn.
• Không kịp duyệt mẫu thật, nên rủi ro sai màu sai chữ tăng lên.
• Không có thời gian sửa nếu hàng lỗi.
• Biết trước bốn cái mất đó thì quyết đặt gấp cũng là quyết có cơ sở.

Ghi vào hợp đồng hoặc đơn hàng

• Ngày giao cam kết, ghi rõ là giao tới đâu.
• Điều khoản nếu trễ: giảm giá, huỷ, hay chịu phí chuyển nhanh.
• Số lượng và sai số cho phép — hàng in khắc thường có tỉ lệ hỏng nhỏ.
• Ai chịu phí vận chuyển và phí chia lẻ đi nhiều nơi.
• Cách xử lý hàng lỗi: đổi, bù, hay hoàn tiền.
• Giữ mọi trao đổi qua email, gọi điện xong thì nhắn lại một câu chốt.

Kiểm khi nhận số lượng lớn

1. Đếm tổng trước, trước khi người giao đi.
2. Mở kiểm ngẫu nhiên vài phần trăm, không mở hết nhưng cũng đừng không mở cái nào.
3. Kiểm kỹ phần khắc logo: chính tả, màu, vị trí.
4. Chụp ảnh hàng lỗi ngay và báo trong ngày.
5. Ký nhận có ghi chú nếu thấy vấn đề, đừng ký trắng rồi khiếu nại sau.
6. Cất nơi khô ráo nếu chưa phát ngay — hộp giấy hút ẩm rất nhanh.

Chia và phát

• Chia sẵn theo phòng ban hoặc theo chi nhánh, dán nhãn ngoài thùng.
• Danh sách ký nhận để không ai bị sót và không ai nhận hai lần.
• Người nghỉ hôm đó thì giữ lại phần, đừng để họ phải đi đòi.
• Chi nhánh xa gửi sớm hơn và xác nhận đã tới nơi.
• Phần dư thì ghi rõ còn bao nhiêu và cất một chỗ.

Phương án dự phòng

• Chuẩn bị một phương án đơn giản hơn để dùng nếu đơn chính trễ.
• Đặt dư vài phần cho người phát sinh và cho hàng lỗi.
• Biết trước mình sẽ nói gì với người nhận nếu phải phát muộn — nói sớm và thật thì không ai phiền.
• Quà tới muộn kèm một lời nhắn tử tế vẫn hơn quà đúng hạn mà làm qua loa.

Khi đặt qua bên trung gian

• Hỏi ai là bên sản xuất thật và ai chịu trách nhiệm nếu hàng lỗi.
• Một đầu mối liên lạc chứ đừng qua nhiều người; qua nhiều tay là mất thông tin.
• Yêu cầu mẫu từ chính lô sẽ sản xuất, không phải mẫu chào hàng.
• Thanh toán theo tiến độ, đừng trả hết trước khi thấy hàng.

Ghi lại cho năm sau

Sau khi xong, ghi một trang: chốt ngày nào, xưởng làm mất bao lâu, khâu nào trễ, ai duyệt chậm.

Năm sau mở ra là lên lịch trong mười phút thay vì bàn lại từ đầu — và đây là thứ tiết kiệm nhiều nhất trong cả bài.

Câu hỏi thường gặp