Đặt quà tặng doanh nghiệp số lượng lớn: quy trình, mốc thời gian và chỗ hay vỡ kế hoạch
Mua một món cho mình thì tới quầy, chọn, trả tiền, xong. Đặt 200 phần quà cho công ty là một việc khác hẳn: có mốc thời gian, có duyệt ngân sách, có người nhận ở nhiều nơi, và có một ngày trao không dời được. Bài này viết cho người đang phải lo việc đó.
Quy trình sáu bước và thời gian thật của từng bước
- Chốt ngân sách trên mỗi phần và số lượng. Đây là thông tin đầu tiên nên nói, vì nó quyết định cả nhóm hàng. Ngân sách 300 nghìn một phần và 3 triệu một phần dẫn tới hai danh mục hoàn toàn khác.
- Chọn 2 tới 3 mẫu để xem thật. Xem ảnh không đủ với hàng đá tự nhiên. Bước này mất 1 tới 2 ngày nếu mẫu có sẵn, lâu hơn nếu phải lấy từ kho tổng.
- Duyệt mẫu và chốt. Đây là bước hay kéo dài nhất vì phải qua người quyết. Nên tính dư ít nhất 3 ngày.
- Khắc logo hoặc chữ, nếu có. Tùy chất liệu và số lượng, thường 3 tới 7 ngày làm việc.
- Đóng gói theo bộ. Hộp, lót, thiệp, túi xách — nếu cần in ấn riêng thì cộng thêm 3 tới 5 ngày.
- Giao hàng. Giao một điểm trong thành phố thì trong ngày; giao nhiều tỉnh thì 2 tới 5 ngày tùy nơi.
Cộng lại: một đơn có khắc logo và đóng hộp riêng cần khoảng 2 tới 3 tuần tính từ lúc chốt ngân sách. Đơn không khắc, dùng hộp có sẵn thì rút xuống còn 3 tới 5 ngày.
Bốn chỗ kế hoạch hay vỡ
1. Đá tự nhiên không có hai viên giống hệt nhau
Đây là điều gây hiểu lầm nhiều nhất khi đặt số lượng. Đặt 100 vòng đá tự nhiên thì 100 vòng sẽ khác nhau về vân và sắc. Với quà tặng, nhiều nơi muốn đồng đều để trông chuyên nghiệp.
Ba cách xử:
- Chấp nhận và nói trước trong thiệp kèm rằng mỗi món là một viên đá riêng — biến khác biệt thành điểm cộng.
- Chọn loại đá ít vân (thạch anh trắng, thạch anh hồng đục) thì độ đồng đều cao hơn.
- Chuyển sang bột đá ép hoặc hợp kim nếu yêu cầu đồng đều là bắt buộc — đồng đều tuyệt đối, giá rẻ hơn, và nói rõ chất liệu trong thiệp là được.
2. Số lượng chốt rồi lại tăng vào phút chót
Rất hay xảy ra: duyệt 100 phần, gần ngày trao thì thành 130. Với hàng tự nhiên, 30 phần bổ sung có thể không còn cùng lô, vân và sắc khác đi thấy rõ.
Cách phòng: đặt dư 10 phần trăm ngay từ đầu. Phần dư dùng làm hàng thay thế khi vỡ, hoặc tặng thêm. Rẻ hơn nhiều so với phải bổ sung gấp.
3. Khắc logo lên chất liệu không khắc được
Không phải chất liệu nào cũng khắc đẹp. Đá cứng và đồng khắc tốt; bột đá ép khắc được nhưng nét không sắc; đá có tơ hoặc nhiều khe thì nét khắc dễ lệch theo thớ.
Cách xử: khắc lên đế gỗ hoặc tấm kim loại gắn kèm thay vì khắc lên chính món đá. Cách này vừa đẹp hơn, vừa không làm hỏng mặt đá, và đổi mẫu logo cũng dễ.
4. Giao nhiều điểm mà không có danh sách chuẩn
Giao cho 40 đối tác ở 15 tỉnh thì danh sách địa chỉ và người nhận phải chuẩn từ đầu. Một dòng sai là một phần quà đi lạc, và phần lớn trường hợp không lấy lại được.
Nên gửi danh sách dạng bảng có đủ: tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ đầy đủ, và ghi chú nếu cần giao đúng giờ.
Hóa đơn và chứng từ
Đơn doanh nghiệp gần như luôn cần hóa đơn. Ba thông tin nên gửi ngay từ đầu thay vì lúc giao hàng: tên công ty đúng theo đăng ký kinh doanh, mã số thuế, và địa chỉ xuất hóa đơn. Gửi sớm thì hóa đơn ra cùng lúc với hàng.
Với đơn lớn, thường có hợp đồng đơn giản ghi rõ số lượng, mẫu đã duyệt, thời hạn giao và điều khoản khi hàng lỗi. Đây là việc bảo vệ cả hai phía.
Chọn món theo đối tượng nhận
- Nhân viên — ưu tiên món nhỏ, đeo hoặc để bàn được, giá vừa. Đừng chọn món cần biết cách đặt mới dùng được.
- Khách hàng — món để bàn làm việc là an toàn nhất, vì ai cũng có bàn. Tránh món quá to khiến người nhận không biết để đâu.
- Đối tác và lãnh đạo — ít phần nhưng giá trị cao hơn, và nên chọn theo tuổi từng người nếu có thông tin. Đây là chỗ đáng bỏ công cá nhân hóa.
Một lời khuyên về ngân sách
Nếu ngân sách tổng cố định, thường nên giảm số lượng để tăng chất lượng mỗi phần hơn là trải mỏng. Một món tử tế mà người nhận giữ lại có giá trị hơn nhiều so với một món rẻ bị bỏ vào ngăn kéo — và đó cũng là cách người ta nhớ tới công ty anh chị.