Thủ tục mở cửa hàng: hỏi ở đâu và chuẩn bị gì

Ba bài trước nói chọn mặt bằng, bố trí bên trong, và chi phí thật của một cửa hàng nhỏ. Bài này nói phần dễ bị đẩy xuống cuối danh sách: giấy tờ và thủ tục.

Nói rõ trước: bài này không phải tư vấn pháp luật hay tư vấn thuế. Quy định thay đổi theo thời kỳ và khác nhau giữa các địa phương, ngành hàng. Việc phải làm là hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế tại nơi mình mở, và nhờ người có chuyên môn khi cần. Phần dưới chỉ là danh sách những thứ nên hỏi và nên chuẩn bị.

Hỏi sớm, hỏi trước khi ký hợp đồng thuê

• Ngành hàng mình bán có điều kiện gì đặc biệt không — có ngành cần giấy phép riêng.
• Địa điểm đó có được phép kinh doanh ngành này không; nhà ở và mặt bằng thương mại có thể khác nhau.
• Chung cư hoặc toà nhà có cấm loại hình nào không — hỏi ban quản lý, nhiều nơi có quy định riêng.
• Hỏi trước khi đặt cọc thuê: đây là lỗi tốn tiền nhất, vì cọc thường không lấy lại được.
• Ghi vào hợp đồng thuê điều khoản cho trường hợp không đăng ký kinh doanh được tại địa chỉ đó.

Giấy tờ về mặt bằng

1. Kiểm người cho thuê có quyền cho thuê không: chủ đứng tên, hay người thuê lại rồi cho thuê tiếp.
2. Hợp đồng bằng văn bản, ghi rõ thời hạn, giá, mức tăng, và điều kiện chấm dứt.
3. Ghi rõ ai sửa chữa cái gì và ai chịu chi phí.
4. Chụp ảnh hiện trạng lúc nhận, đủ các góc — lúc trả mặt bằng sẽ cần.
5. Hỏi về điện nước: đồng hồ riêng hay chia, giá tính thế nào.
6. Nhờ người có chuyên môn đọc hợp đồng nếu thời hạn dài hoặc tiền lớn.

Đăng ký kinh doanh

• Hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa phương về hình thức phù hợp với quy mô của mình.
• Hỏi luôn hồ sơ cần những gì và thời gian xử lý.
• Ngành nghề đăng ký nên đủ rộng cho việc mình định làm trong vài năm tới — hỏi để khỏi phải bổ sung nhiều lần.
• Giữ bản gốc và bản sao ở hai chỗ khác nhau.

Thuế và sổ sách

• Hỏi cơ quan thuế về nghĩa vụ áp dụng cho mình ngay từ đầu, đừng đợi tới lúc bị nhắc.
• Hỏi về hoá đơn: loại nào, xuất thế nào, cần chuẩn bị gì.
• Tách tài khoản ngân hàng riêng cho cửa hàng — việc này không bắt buộc nhưng làm sổ sách nhẹ hẳn.
• Ghi chép từ ngày đầu: doanh thu, chi phí, hàng nhập. Ghi từ đầu dễ hơn dựng lại sau.
• Cân nhắc thuê kế toán theo giờ nếu mình không rành — rẻ hơn nhiều so với xử lý sai sót về sau.

Biển hiệu và mặt tiền

• Hỏi quy định về biển hiệu tại địa phương: kích thước, vị trí, nội dung.
• Không lấn vỉa hè để bày hàng hay để xe — đây là chuyện bị nhắc thường xuyên nhất.
• Hỏi chủ nhà trước khi khoan gắn biển, và ghi vào hợp đồng.
• Điện cho biển hiệu phải do thợ làm; biển ngoài trời là thiết bị điện ngoài trời.

Bán hàng qua mạng kèm theo

• Hỏi nghĩa vụ áp dụng khi bán online — có quy định riêng cho hoạt động thương mại điện tử.
• Thông tin cửa hàng hiển thị rõ trên trang bán: tên, địa chỉ, số liên hệ.
• Chính sách đổi trả viết ra và để chỗ khách đọc được, không chỉ nói miệng.
• Giữ dữ liệu khách cẩn thận: chỉ lưu thứ cần cho việc giao hàng và chăm sóc, và đừng chia sẻ cho bên thứ ba.

An toàn phòng cháy

• Hỏi cơ quan phòng cháy địa phương về yêu cầu áp dụng cho loại hình và diện tích của mình.
• Bình chữa cháy còn hạn và để chỗ dễ lấy.
• Lối thoát phải thông, không kê hàng chắn — kể cả trong ngày nhập hàng.
• Hệ thống điện đủ tải cho đèn, máy lạnh, thiết bị; đừng cắm chồng ổ nối.
• Nhân viên phải biết bình chữa cháy ở đâu và lối thoát đi đường nào.

Nhân viên

• Hợp đồng bằng văn bản ngay cả với một người, và ghi rõ lương, giờ làm, ngày nghỉ.
• Hỏi về nghĩa vụ bảo hiểm áp dụng cho trường hợp của mình.
• Giữ giấy tờ nhân sự gọn gàng từ đầu.
• Nói rõ ai được xử lý tiền và ai giữ chìa khoá, ngay từ ngày đầu.

Phần thủ tục không vui, nhưng nó rẻ khi làm sớm và đắt khi làm muộn. Hỏi cho rõ trước khi đặt cọc mặt bằng là việc tốn một buổi mà tránh được rất nhiều thứ.

Câu hỏi thường gặp