Chi phí thật của một cửa hàng nhỏ: mấy khoản người mới hay quên

Bài trước nói chọn mặt bằng và bố trí bên trong. Bài này nói phần đứng trước cả hai: con số.

Người mới thường tính hai khoản — tiền thuê và tiền hàng — rồi thấy đủ. Mấy khoản còn lại mới là chỗ làm vỡ kế hoạch, và chúng vỡ vào tháng thứ ba tới thứ sáu, đúng lúc doanh thu chưa lên.

Nhóm chi phí ban đầu

• Đặt cọc thuê — thường vài tháng, và đây là khoản nằm chết suốt thời gian thuê.
• Sửa chữa và trang trí — gần như luôn vượt dự tính; mặt bằng cũ càng nhiều bất ngờ.
• Biển hiệu, và chi phí xin phép nếu nơi đó yêu cầu.
• Kệ, tủ, quầy, hệ thống đèn — riêng đèn cho hàng trưng bày là khoản đáng kể mà hay bị coi nhẹ.
• Thiết bị: máy tính tiền, máy in, camera, két, máy lạnh.
• Giấy tờ đăng ký kinh doanh — hỏi cơ quan quản lý ở địa phương cho đúng thủ tục hiện hành.

Nhóm chi phí hằng tháng hay bị quên

1. Điện — cửa hàng bật đèn và máy lạnh cả ngày thì khoản này lớn hơn nhiều so với ở nhà.
2. Nhân viên, kể cả khi chỉ thuê bán thời gian, và tính cả ngày mình nghỉ.
3. Phí dịch vụ và phí quản lý nếu ở toà nhà.
4. Bao bì, túi, hộp, thiệp — nhỏ mà đều đặn.
5. Phí thanh toán thẻ và phí sàn nếu bán thêm qua mạng.
6. Quảng cáo, dù ít.
7. Hao hụt, đổi trả, hàng hỏng, hàng mẫu.
8. Bảo trì — máy lạnh, đèn cháy, khoá hỏng.

Khoản lớn nhất mà ít ai gọi tên: vốn nằm trong hàng

Đây là điểm quan trọng nhất của cả bài. Hàng trên kệ là tiền đang nằm im.

• Cửa hàng phải bày đủ để khách thấy phong phú, nghĩa là một phần vốn luôn ở dạng hàng chứ không phải tiền.
• Hàng bán chậm thì phần vốn đó nằm càng lâu.
• Bán được không có nghĩa là có tiền mặt, nếu tiền vừa thu về đã phải nhập hàng mới.
• Rất nhiều cửa hàng đóng cửa trong lúc vẫn có lãi trên sổ — vì hết tiền mặt, không phải vì lỗ.

Dự phòng

• Tính đủ tiền thuê và chi phí cố định cho một quãng đầu chưa có doanh thu. Cửa hàng mới cần thời gian để có khách quen.
• Cộng thêm cho phần sửa chữa vượt dự tính — coi như chắc chắn xảy ra.
• Để riêng một khoản cho sự cố: máy hỏng, ốm đau, tháng ế.
• Đừng dồn hết vốn vào hàng ngay tháng đầu; chưa biết cái gì bán được thì nhập ít, nhiều loại.

Tự dựng bảng tính trước khi ký

1. Liệt kê mọi khoản cố định hằng tháng, không bỏ khoản nào dù nhỏ.
2. Tính doanh thu cần đạt để hoà vốn, rồi chia ra thành số đơn mỗi ngày.
3. Nhìn con số đó và tự hỏi có thật không. Đây là bước quyết định, và nhiều người bỏ qua vì sợ câu trả lời.
4. Chạy thử kịch bản xấu: doanh thu bằng một nửa dự tính thì trụ được mấy tháng.
5. Nếu kịch bản xấu làm mình mất khả năng trả tiền nhà thì quy mô đang quá tay — thuê chỗ nhỏ hơn.

Bán trên mạng song song

Nhiều cửa hàng nhỏ bây giờ sống được là nhờ vừa bán tại chỗ vừa bán qua mạng. Nhưng nó không miễn phí:

• Tốn người thật — chụp ảnh, trả lời tin nhắn, đóng gói, xử lý đổi trả. Đây là công việc toàn thời gian chứ không phải làm tranh thủ.
• Phí sàn, phí thanh toán, phí vận chuyển ăn vào biên lợi nhuận, và phải tính vào giá từ đầu chứ đừng tính sau.
• Đổi trả nhiều hơn hẳn bán tại chỗ, vì khách không cầm được món trước khi mua.
• Ảnh phải thật — ảnh đẹp hơn hàng thật thì đổi trả và mất khách, lỗ hai lần.

Nói cho công bằng, bù lại nó bán được cho khách ở tỉnh, và với mặt hàng này thì nhóm đó không nhỏ.

Trước khi ký hợp đồng thuê

• Thời hạn và điều kiện tăng giá — tăng bất ngờ là rủi ro lớn nhất với cửa hàng nhỏ.
• Ai sửa chữa cái gì, và phần mình bỏ tiền cải tạo thì khi trả mặt bằng xử thế nào.
• Được treo biển thế nào, được dùng vỉa hè tới đâu.
• Điều kiện chấm dứt sớm — hỏi kỹ, vì đây là thứ mình sẽ cần nếu mọi việc không như tính.
• Nhờ người có chuyên môn đọc hợp đồng với khoản tiền lớn; khoản phí đó nhỏ hơn nhiều so với một điều khoản bất lợi.

Một lời cho người đang cân nhắc

Cửa hàng nhỏ sống được là chuyện có thật và không hiếm. Nhưng nó sống nhờ tính đúng ngay từ đầu và giữ được tiền mặt, chứ không nhờ chọn được ngày đẹp hay bố trí đúng hướng.

Nếu ai đó nói rằng bố trí cho hợp là sẽ đông khách, thì hãy cứ nghe cho vui — rồi quay lại làm bảng tính, vì đó mới là thứ giữ được cửa hàng.

Câu hỏi thường gặp