Đặt hàng riêng theo yêu cầu: quy trình, thời gian và khi nào đừng đặt
Hai bài trước trong mục này nói hàng có sẵn và hàng nằm kho. Bài này nói nhóm thứ ba: hàng chưa tồn tại, đặt rồi mới làm.
Đặt riêng cho được đúng ý mình. Đổi lại là chờ lâu, trả cọc, và phần lớn trường hợp không đổi trả được — nên biết trước đủ hai mặt thì mới quyết được cho đúng.
Khi nào đặt riêng là hợp lý
- Cỡ đặc biệt mà hàng có sẵn không vừa — đây là lý do chính đáng nhất.
- Sửa lại món cũ thành món mới: xâu lại, thay dây, ghép thêm.
- Khắc tên, khắc chữ, làm quà có dấu ấn riêng.
- Số lượng lớn đồng bộ cho doanh nghiệp hoặc cho một sự kiện.
- Đã xem hàng có sẵn hết rồi mà không có cái nào đúng ý.
Khi nào đừng đặt
- Đang gấp. Hàng làm riêng gần như luôn lâu hơn dự kiến, nhất là cuối năm.
- Chưa hình dung rõ mình muốn gì — đặt trong lúc còn mơ hồ thì làm xong thường không như tưởng tượng.
- Mua tặng người mà mình không chắc gu; hàng riêng thì không đổi được.
- Hàng có sẵn đã gần đúng ý — chênh lệch nhỏ thường không đáng khoản tiền và thời gian thêm.
- Chưa hỏi rõ điều kiện cọc.
Các bước thường có
- Nói nhu cầu — dùng làm gì, cho ai, ngân sách, khi nào cần.
- Chọn vật liệu và mẫu, xem hàng thật hoặc ảnh của đúng lô sẽ dùng.
- Chốt bằng văn bản: mẫu, cỡ, chất liệu, giá, ngày giao.
- Đặt cọc, và hỏi rõ cọc có hoàn không.
- Duyệt bản mẫu nếu có, nhất là với đơn số lượng lớn.
- Nhận và kiểm ngay tại chỗ trước khi thanh toán nốt.
Chốt mẫu — chỗ hay hiểu nhầm nhất
Gần như mọi tranh cãi về hàng đặt riêng đều bắt đầu từ đây, và cách phòng thì rất đơn giản:
- Ghi bằng số, đừng ghi bằng tính từ. "Vòng 16 phân" rõ ràng; "vừa vừa" thì mỗi người hiểu một kiểu.
- Chụp ảnh mẫu tham chiếu và lưu lại cả hai bên.
- Nói rõ cái gì được phép khác — vân đá, màu tự nhiên thì không lô nào giống lô nào, và điều đó nên được thống nhất từ đầu.
- Xác nhận lại một lần trước khi làm, bằng tin nhắn cũng được.
Riêng với vật liệu tự nhiên: đòi giống hệt ảnh mẫu là đòi thứ không ai làm được. Chốt khoảng chấp nhận được thì cả hai bên đều nhẹ.
Thời gian
- Hỏi mốc cụ thể, không hỏi "khoảng bao lâu".
- Cộng thêm khoảng đệm vào kế hoạch của mình — nếu cần cho một dịp thì đừng đặt sát ngày.
- Cuối năm thì mọi mốc đều dài ra, vì thợ nào cũng kín việc.
- Hỏi sẽ được báo tiến độ thế nào, để khỏi phải hỏi đi hỏi lại.
Tiền cọc
- Cọc bao nhiêu và tính vào giá cuối hay tính riêng.
- Hoàn hay không hoàn nếu mình đổi ý — với hàng riêng thì thường là không, và điều đó hợp lý vì thợ đã bỏ công.
- Nếu bên làm giao trễ hoặc làm sai mẫu thì xử thế nào.
- Lấy giấy biên nhận, dù là chỗ quen.
Đặt riêng cho doanh nghiệp thì khác gì
Đơn số lượng lớn đi theo một nhịp khác hẳn đơn lẻ, và mấy điểm dưới đây quyết định đơn có trôi hay không:
- Duyệt mẫu thật trước khi làm cả lô. Cầm một cái trên tay rồi mới gật — xem ảnh là chưa đủ với đơn trăm cái.
- Chốt người quyết định ngay từ đầu. Đơn chậm phần lớn vì mẫu phải chuyền qua ba bốn người mới có ai gật.
- Thống nhất tỷ lệ chấp nhận sai lệch — với hàng thủ công thì từng cái một khác, đó là bản chất chứ không phải lỗi.
- Chia mốc giao nếu số lượng lớn: nhận trước một phần để kiểm, phần còn lại giao sau.
- Đặt trước mùa cao điểm — cuối năm thì cùng một đơn có thể gấp đôi thời gian.
Nhận hàng
- Kiểm tại chỗ, mang theo ảnh chốt mẫu để đối chiếu.
- Đeo thử ngay nếu là món đeo — cỡ chỉ biết chắc khi thử.
- Xem kỹ chỗ nối, chỗ khắc, chỗ gắn, đây là những chỗ hay lỗi.
- Nói ngay nếu có gì chưa đúng, đừng mang về rồi mấy hôm sau mới nhắn.
Một lời thật
Cửa hàng nào cũng thích đơn hàng riêng vì giá trị cao hơn. Nhưng nói thẳng: phần lớn khách mua đồ phong thuỷ không cần đặt riêng. Hàng có sẵn đủ rộng để chọn, xem được tận tay, đổi được nếu không hợp — ba cái đó cộng lại thường hơn việc được đúng ý một chi tiết nhỏ.
Đặt riêng khi thật sự có lý do, không phải vì nghe nói hàng riêng thì tốt hơn.